Cargo Claim: Apa yang Harus Dilakukan Perusahaan Saat Barang Rusak atau Hilang dalam Pengiriman?

Dalam kegiatan logistik, kerusakan atau kehilangan barang selama proses pengiriman merupakan risiko yang tidak selalu bisa dihindari. Barang dapat mengalami kerusakan karena penanganan yang kurang tepat, kecelakaan, kondisi perjalanan, kesalahan pemuatan, hingga faktor lainnya. Sementara itu, kehilangan dapat terjadi akibat kesalahan pencatatan, barang tertukar, atau kendala dalam proses distribusi.

Ketika hal tersebut terjadi, perusahaan tidak cukup hanya melaporkan bahwa barang mengalami masalah. Ada proses yang perlu dilakukan agar kerugian dapat ditangani dengan baik. Salah satunya melalui cargo claim.

Cargo claim menjadi bagian penting dalam pengelolaan risiko logistik karena membantu perusahaan mengajukan tuntutan atas kerugian sesuai dengan ketentuan yang berlaku dalam kontrak pengiriman atau perlindungan asuransi.

Apa Itu Cargo Claim?
Cargo claim adalah proses pengajuan klaim atas kerusakan, kehilangan, kekurangan, atau kondisi lain pada barang yang terjadi selama proses pengiriman. Pengajuan klaim dapat ditujukan kepada pihak yang dianggap bertanggung jawab, seperti perusahaan transportasi, freight forwarder, atau perusahaan asuransi, tergantung pada penyebab kerugian dan ketentuan kerja sama yang berlaku.

Namun, perlu dipahami bahwa pengajuan cargo claim tidak otomatis berarti klaim akan disetujui. Perusahaan biasanya perlu memberikan bukti yang menunjukkan kondisi barang, nilai kerugian, serta kronologi kejadian. Karena itu, penanganan sejak awal sangat menentukan proses klaim.

Kapan Cargo Claim Perlu Diajukan?
Cargo claim dapat dipertimbangkan ketika barang yang diterima tidak sesuai dengan kondisi atau jumlah yang seharusnya. Beberapa kondisi yang umum terjadi antara lain:

• Barang mengalami kerusakan fisik.
• Sebagian barang hilang atau jumlahnya kurang.
• Barang yang diterima berbeda dengan dokumen pengiriman.
• Kemasan rusak dan berdampak pada kondisi barang.
• Barang tidak sampai ke tujuan.
• Barang mengalami kerusakan akibat proses penanganan atau transportasi.

Setiap kasus tentu perlu diperiksa berdasarkan dokumen pengiriman, kontrak, tanggung jawab masing-masing pihak, serta jika ada, ketentuan polis asuransi.

Langkah Pertama: Periksa Kondisi Barang
Saat barang tiba, perusahaan sebaiknya tidak langsung menganggap proses pengiriman selesai. Penerima perlu memeriksa kondisi fisik barang dan kemasannya. Jika ditemukan kerusakan, jumlah yang tidak sesuai, atau tanda-tanda kehilangan, kondisi tersebut sebaiknya segera dicatat. Dokumentasi dapat berupa foto atau video yang menunjukkan:

• Kondisi kemasan.
• Kerusakan pada barang.
• Label atau nomor pengiriman.
• Jumlah barang yang diterima.
• Kondisi saat barang dibongkar.

Dokumentasi ini dapat menjadi bukti penting ketika perusahaan melakukan proses klaim.

Periksa Dokumen Pengiriman
Setelah menemukan masalah, langkah berikutnya adalah mencocokkan kondisi barang dengan dokumen. Beberapa dokumen yang dapat diperiksa antara lain surat jalan, delivery order, packing list, commercial invoice, Bill of Lading, atau Air Waybill, sesuai jenis pengirimannya. Perusahaan perlu memastikan apakah jumlah, jenis, berat, dan informasi barang pada dokumen sesuai dengan kondisi sebenarnya. Ketidaksesuaian antara dokumen dan kondisi barang dapat membantu perusahaan memahami di mana kemungkinan masalah terjadi.

Segera Laporkan kepada Pihak Terkait
Jangan menunda laporan ketika kerusakan atau kehilangan ditemukan. Perusahaan sebaiknya segera menghubungi pihak yang menangani pengiriman dan menyampaikan kondisi yang terjadi. Jika pengiriman menggunakan jasa transportasi atau freight forwarder, laporan dapat disampaikan kepada pihak tersebut sesuai prosedur yang telah disepakati.

Jika barang memiliki perlindungan asuransi, perusahaan juga perlu memperhatikan prosedur pelaporan kepada perusahaan asuransi. Setiap penyedia layanan dapat memiliki batas waktu dan persyaratan klaim yang berbeda. Karena itu, perusahaan sebaiknya memahami ketentuan tersebut sejak awal kerja sama.

Siapkan Bukti Kerugian
Cargo claim membutuhkan bukti yang cukup untuk mendukung pengajuan. Selain foto atau video, perusahaan dapat menyiapkan dokumen seperti:

• Dokumen pengiriman.
• Invoice pembelian atau penjualan.
• Packing list.
• Bukti penerimaan barang.
• Berita acara kerusakan atau kehilangan.
• Bukti komunikasi dengan pihak pengangkut.
• Dokumen pemeriksaan jika diperlukan.
• Dokumen asuransi apabila barang diasuransikan.

Semakin lengkap dokumentasi yang dimiliki, semakin mudah perusahaan menjelaskan kronologi dan nilai kerugian yang terjadi.

Tentukan Kronologi Kejadian
Perusahaan juga perlu menyusun kronologi secara jelas. Misalnya, barang dikirim dalam kondisi baik dari gudang. Ketika sampai di lokasi penerima, ditemukan beberapa kemasan rusak. Setelah diperiksa, sebagian barang ternyata mengalami kerusakan.

Kronologi seperti ini membantu pihak terkait memahami kapan dan bagaimana masalah ditemukan. Jika memungkinkan, perusahaan juga dapat mencatat kondisi barang sebelum dikirim, saat diserahkan kepada pengangkut, hingga ketika diterima oleh pelanggan.

Periksa Siapa yang Bertanggung Jawab
Tidak semua kerusakan atau kehilangan otomatis menjadi tanggung jawab perusahaan transportasi. Tanggung jawab dapat dipengaruhi oleh perjanjian pengiriman, kondisi barang, cara pengemasan, proses penanganan, jenis transportasi, hingga ketentuan perdagangan yang digunakan.

Karena itu, perusahaan perlu memeriksa kontrak dan dokumen kerja sama sebelum menentukan pihak yang harus bertanggung jawab. Hal ini juga penting agar perusahaan tidak langsung menyalahkan pihak tertentu tanpa mengetahui dasar tanggung jawabnya.

Jika Menggunakan Asuransi, Ikuti Prosedurnya
Apabila barang memiliki cargo insurance, proses klaim biasanya juga melibatkan perusahaan asuransi. Perusahaan perlu mengikuti persyaratan yang tercantum dalam polis, termasuk dokumen pendukung dan batas waktu pelaporan. Pemeriksaan atau survei terhadap kerusakan juga mungkin diperlukan sebelum klaim diproses.

Perlu diingat, adanya asuransi bukan berarti semua jenis kerugian pasti mendapatkan penggantian. Cakupan perlindungan, pengecualian, nilai pertanggungan, dan ketentuan lainnya tetap perlu diperiksa.

Hindari Kesalahan Saat Mengajukan Cargo Claim
Ada beberapa kesalahan yang sebaiknya dihindari perusahaan.

Pertama, terlambat melaporkan kerusakan atau kehilangan. Penundaan dapat menyulitkan proses pemeriksaan.
Kedua, tidak menyimpan bukti kondisi barang. Tanpa dokumentasi, perusahaan akan lebih sulit menjelaskan kondisi barang ketika masalah ditemukan.
Ketiga, dokumen tidak konsisten. Perbedaan informasi mengenai jumlah, jenis, berat, atau nilai barang dapat menimbulkan pertanyaan dalam proses klaim.
Keempat, tidak memahami kontrak dan ketentuan pengiriman. Perusahaan perlu mengetahui pembagian tanggung jawab sebelum mengajukan tuntutan.

Bagaimana Mencegah Masalah Cargo Claim?
Cargo claim memang diperlukan ketika kerugian terjadi, tetapi pencegahan tetap lebih baik. Perusahaan dapat melakukan beberapa langkah seperti memastikan barang dikemas dengan baik, memilih mitra transportasi yang kredibel, memeriksa kondisi barang sebelum pengiriman, menggunakan dokumentasi yang lengkap, serta menerapkan prosedur pemeriksaan saat barang diterima.

Perusahaan juga sebaiknya menyimpan seluruh dokumen pengiriman secara teratur agar mudah ditemukan ketika terjadi masalah. Dengan sistem dokumentasi yang baik, proses investigasi dan klaim dapat dilakukan dengan lebih cepat.

Cargo Claim Perlu Ditangani Secara Terstruktur
Kerusakan atau kehilangan barang bukan hanya persoalan operasional. Jika tidak ditangani dengan baik, masalah tersebut dapat menyebabkan kerugian finansial dan mengganggu hubungan dengan pelanggan.

Cargo claim membantu perusahaan menindaklanjuti kerugian berdasarkan bukti dan ketentuan yang berlaku. Mulai dari memeriksa barang, mendokumentasikan kondisi, melaporkan kejadian, mengumpulkan dokumen, hingga memastikan pihak yang bertanggung jawab.

Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak menunggu sampai masalah terjadi untuk memahami proses cargo claim. Prosedur penanganan klaim yang jelas sejak awal dapat membantu perusahaan mengurangi kerugian dan membuat operasional logistik lebih terkontrol.