Freight Audit: Cara Memeriksa Tagihan Pengiriman agar Tidak Terjadi Kesalahan Biaya

Dalam kegiatan logistik, biaya pengiriman menjadi salah satu komponen yang perlu diperhatikan perusahaan. Semakin banyak barang yang dikirim, semakin besar pula jumlah transaksi dan tagihan yang harus diperiksa. Kondisi ini membuat perusahaan berisiko mengalami kesalahan biaya, baik karena adanya perbedaan tarif, biaya tambahan, maupun kesalahan dalam perhitungan. Salah satu cara yang dapat dilakukan untuk mengontrol kondisi tersebut adalah melalui freight audit. Proses ini membantu perusahaan memastikan bahwa tagihan dari penyedia jasa transportasi atau logistik sudah sesuai dengan layanan yang sebenarnya diberikan.

Apa Itu Freight Audit?
Freight audit adalah proses pemeriksaan dan verifikasi tagihan pengiriman untuk memastikan biaya yang tercantum sudah sesuai dengan kesepakatan, layanan yang diberikan, serta data pengiriman. Pemeriksaan ini biasanya dilakukan dengan membandingkan invoice dari perusahaan logistik dengan dokumen atau data pendukung seperti tarif pengiriman, surat jalan, data berat dan volume barang, tujuan pengiriman, serta ketentuan biaya tambahan. Dengan melakukan freight audit, perusahaan tidak hanya memeriksa apakah jumlah yang harus dibayar sudah benar, tetapi juga dapat menemukan adanya biaya yang tidak sesuai atau kesalahan administrasi dalam proses penagihan.

Mengapa Freight Audit Penting?
Ketika jumlah pengiriman masih sedikit, perusahaan mungkin dapat melakukan pemeriksaan secara manual dengan lebih mudah. Namun, ketika volume pengiriman meningkat, proses tersebut menjadi jauh lebih kompleks.

Satu invoice dapat memiliki berbagai komponen biaya. Selain tarif dasar pengiriman, terdapat kemungkinan adanya biaya tambahan seperti biaya bahan bakar, biaya penyimpanan, biaya penanganan, biaya pengiriman khusus, hingga biaya tertentu berdasarkan lokasi tujuan.

Jika setiap komponen tidak diperiksa dengan baik, kesalahan kecil dapat terakumulasi menjadi biaya yang cukup besar. Freight audit membantu perusahaan untuk:

• Menghindari pembayaran yang tidak seharusnya.
• Menemukan kesalahan perhitungan biaya.
• Memastikan tarif sesuai dengan kontrak.
• Memeriksa biaya tambahan yang muncul.
• Meningkatkan kontrol terhadap pengeluaran logistik.
• Menyediakan data untuk mengevaluasi kinerja penyedia jasa logistik.

Dengan begitu, freight audit bukan hanya kegiatan administratif, tetapi juga bagian dari pengendalian biaya logistik perusahaan.

Apa Saja yang Diperiksa dalam Freight Audit?
Proses pemeriksaan dapat mencakup berbagai komponen dalam tagihan pengiriman. Beberapa di antaranya adalah:

1. Tarif Pengiriman
Perusahaan perlu memastikan tarif yang tercantum dalam invoice sesuai dengan tarif yang telah disepakati sebelumnya. Misalnya, perusahaan memiliki kontrak dengan penyedia jasa transportasi dengan tarif tertentu berdasarkan tujuan, jenis kendaraan, berat, atau volume barang. Jika invoice menggunakan tarif yang berbeda, selisih tersebut perlu diperiksa.
2. Data Pengiriman
Data dalam invoice harus sesuai dengan pengiriman yang benar-benar dilakukan. Pemeriksaan dapat mencakup nomor pengiriman, tanggal pengiriman, lokasi asal dan tujuan, jenis barang, serta jumlah atau berat barang. Kesalahan memasukkan data dapat menyebabkan perbedaan biaya yang harus dibayar.
3. Berat dan Volume Barang
Pada jenis pengiriman tertentu, biaya dapat dihitung berdasarkan berat aktual, volume, atau berat volumetrik. Karena itu, perusahaan perlu memastikan data yang digunakan dalam perhitungan sudah benar. Perbedaan kecil dalam data berat atau volume dapat memengaruhi nilai tagihan.
4. Biaya Tambahan
Biaya tambahan atau surcharge juga perlu diperiksa. Perusahaan perlu memastikan bahwa biaya tersebut memang berlaku untuk pengiriman terkait dan memiliki dasar perhitungan yang jelas. Jangan sampai perusahaan membayar biaya tambahan yang sebenarnya tidak tercantum dalam kesepakatan.
5. Duplikasi Tagihan
Freight audit juga dapat membantu menemukan invoice yang tercatat lebih dari satu kali. Kesalahan administratif seperti ini mungkin terjadi ketika perusahaan menangani banyak transaksi dalam periode yang sama.

Bagaimana Cara Melakukan Freight Audit?
Secara umum, proses freight audit dapat dilakukan melalui beberapa tahap.

Pertama, kumpulkan data pengiriman. Perusahaan perlu menyiapkan invoice, kontrak tarif, data pengiriman, surat jalan, serta dokumen lain yang berkaitan.
Kedua, cocokkan invoice dengan data pengiriman. Setiap informasi dalam tagihan perlu dibandingkan dengan data aktual untuk memastikan tidak ada perbedaan.
Ketiga, periksa perhitungan biaya. Perusahaan dapat menghitung kembali tarif berdasarkan ketentuan yang telah disepakati.
Keempat, identifikasi selisih. Jika ditemukan perbedaan, perusahaan perlu menentukan apakah selisih tersebut disebabkan oleh kesalahan tagihan, perubahan kondisi pengiriman, atau biaya tambahan yang memang berlaku.
Kelima, lakukan tindak lanjut. Jika terdapat kesalahan, perusahaan dapat menghubungi penyedia jasa logistik untuk melakukan klarifikasi atau koreksi invoice.

Freight Audit Manual atau Menggunakan Teknologi?
Freight audit dapat dilakukan secara manual maupun menggunakan sistem digital. Untuk perusahaan dengan volume pengiriman yang kecil, pemeriksaan manual mungkin masih dapat dilakukan. Namun, ketika jumlah transaksi semakin banyak, pemeriksaan secara manual dapat membutuhkan waktu dan tenaga yang lebih besar. Risiko kesalahan manusia juga dapat meningkat.

Penggunaan sistem digital dapat membantu mengotomatisasi proses pencocokan data, menghitung biaya, dan menemukan transaksi yang tidak sesuai. Data pengiriman juga dapat disimpan secara lebih terstruktur sehingga proses pemeriksaan menjadi lebih mudah. Meski demikian, teknologi tetap membutuhkan data yang akurat. Sistem yang baik tidak akan memberikan hasil yang optimal apabila data tarif, pengiriman, atau kontrak yang digunakan tidak diperbarui.

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Tagihan Pengiriman
Beberapa kesalahan yang dapat ditemukan dalam proses freight audit antara lain penggunaan tarif yang tidak sesuai, perhitungan berat yang berbeda, biaya tambahan yang tidak semestinya dikenakan, pengiriman yang tercatat dua kali, hingga kesalahan tujuan pengiriman.

Kesalahan tersebut mungkin terlihat kecil jika terjadi satu kali. Namun, apabila terjadi berulang kali dalam ratusan atau ribuan transaksi, dampaknya terhadap biaya operasional perusahaan bisa menjadi signifikan.

Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak hanya memeriksa invoice ketika akan melakukan pembayaran. Data hasil audit juga dapat digunakan untuk melihat pola kesalahan yang terjadi secara berulang.

Freight Audit sebagai Bagian dari Efisiensi Logistik
Pengendalian biaya tidak selalu berarti mencari penyedia jasa dengan tarif paling murah. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa setiap biaya yang dibayarkan memang sesuai dengan layanan yang diterima.

Freight audit memberikan gambaran yang lebih jelas mengenai pengeluaran transportasi dan pengiriman. Dari hasil pemeriksaan tersebut, perusahaan dapat mengetahui apakah terdapat biaya yang tidak efisien, pola kesalahan tertentu, atau ketentuan kontrak yang perlu dievaluasi.

Pada akhirnya, proses ini dapat membantu perusahaan mengambil keputusan berdasarkan data, bukan sekadar perkiraan.

Kesimpulan
Freight audit merupakan proses penting untuk memastikan tagihan pengiriman sesuai dengan tarif, data, dan layanan yang telah disepakati. Pemeriksaan yang dilakukan secara rutin dapat membantu perusahaan mengurangi risiko pembayaran berlebih sekaligus meningkatkan kontrol terhadap biaya logistik.

Semakin besar volume pengiriman perusahaan, semakin penting pula sistem pemeriksaan yang terstruktur. Dengan dukungan data yang akurat dan teknologi yang tepat, freight audit dapat menjadi salah satu cara untuk menciptakan operasional logistik yang lebih efisien, transparan, dan terkendali.